Ghid complet despre raportarea SAF-T și tot ce trebuie să știi despre Declarația 406

Ce este raportarea SAF-T și cine trebuie să depună Declarația 406?

Declarația 406, cunoscută și sub numele de SAF-T (Standard Audit File for Tax), reprezintă un standard internațional pentru transferul electronic de date contabile și fiscale între contribuabili și autoritățile fiscale. Implementarea acestui standard în România are scopul de a eficientiza și standardiza procesul de raportare fiscală, facilitând astfel controlul fiscal și reducerea evaziunii fiscale.

SOLICITARE PREZENTARE

Echipa noastră este aici pentru a vă prezenta, în detaliu, soluțiile noastre personalizate. Vă invităm să alegeți opțiunea care vi se potrivește cel mai bine: consultație telefonică, întâlnire online sau întâlnire personală. Suntem pregătiți să vă oferim suportul necesar pentru a explora toate beneficiile sistemelor noastre software.

Solicită prezentare

Ce este declaratia 406 (SAF-T) ?

Raportarea SAF-T a fost inițiat de Organizația pentru Cooperare și Dezvoltare Economică (OCDE) pentru a crea un format unitar de raportare fiscală. În România, implementarea SAF-T a început în 2022 pentru marii contribuabili, urmând ca din 2023 să fie extinsă la contribuabilii mijlocii și din ianuarie 2025 la toți contribuabilii. Declarația SAF-T este o declarație non-contabilă, formată din 80% informații din sistemul de gestiune și 20% date din contabilitate. Practic, sunt toate acele informații pe care le cere ANAF în cadrul unui control fiscal.

Legislația Relevantă

Obligația de raportare a Declarației 406 este reglementată prin OG 11/2021, care modifică Codul de Procedură Fiscală. Termenele și obligațiile legale sunt detaliate în acest act normativ, iar contribuabilii trebuie să respecte aceste reglementări pentru a evita sancțiunile.

Care este termenul de depunere pentru Declarația 406?

Obligația de raportare a Declarației 406 revine tuturor contribuabililor, însă termenele de implementare variază în funcție de dimensiunea acestora:

Marii contribuabili: de la 1 ianuarie 2022
Contribuabilii mijlocii: de la 1 ianuarie 2023
Contribuabilii mici: de la 1 ianuarie 2025

Cine trebuie să depună declarația SAF-T (D406)?

Următoarele categorii de contribuabili au obligația de depunere a Fișierului SAF-T (D406):

Regiile autonome
Institutele naționale de cercetare-dezvoltare
Societățile pe acțiuni (S.A.)
Societățile în comandită pe acțiuni (SCA)
Societățile în comandită simplă (SCS)
Societățile în nume colectiv (SNC)
Societățile cu răspundere limitată (S.R.L.)
Societățile/companiile naționale
Organizațiile cooperatiste meșteșugărești (OC1)
Organizațiile cooperatiste de consum (OC2)
Organizațiile cooperatiste de credit (OC3)
Unitățile fără personalitate juridică din România, care aparțin unor persoane juridice cu sediul în străinătate
Persoanele juridice străine care desfășoară activitate prin intermediul unui sediu permanent/mai multor sedii permanente în România
Persoanele juridice străine care au locul de exercitare a conducerii efective în România
Asociațiile cu scop patrimonial
Asociațiile/persoanele fără scop patrimonial
Organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislația pieței de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat și alte entități organizate pe baza Codului civil
Societățile nerezidente care au în România un cod de înregistrare în scopuri de TVA (contribuabilii înregistrați prin înregistrare directă, contribuabilii înregistrați prin reprezentant fiscal, sediile fixe)
Alte persoane juridice, care nu se regăsesc menționate în mod expres în lista categoriilor de contribuabili care nu vor avea obligația de depunere a fișierului SAF-T (D406)

Cine nu trebuie să depună declarația SAF-T (D406)?

Următoarele categorii de contribuabili nu vor avea obligația de raportare a fișierului SAF-T (D406):

Persoanele fizice autorizate
Întreprinderile individuale
Întreprinderile familiale
Persoanele fizice care desfășoară activități cu scop lucrativ (PFL)
Asociațiile familiale (ASF)
Societățile profesionale de avocați cu răspundere limitată (SPAR) și cabinetele individuale de avocat
Societățile profesionale notariale și birourile individuale notariale
Cabinetele medicale individuale (CMI)
Societățile profesionale practicieni în insolvență (SPI)
Întreprinderile profesionale unipersonale cu răspundere limitată (URL)
Instituțiile publice (PUB), indiferent de sursa lor de finanțare sau de categoria de contribuabili la care sunt încadrate
Autoritățile administrative, indiferent de sursa lor de finanțare

Pregătirea pentru raportarea Declarației 406

Colectarea Datelor

Pentru raportarea Declarației 406, contribuabilii trebuie să colecteze date din diverse surse interne, cum ar fi sistemele ERP și contabile. Datele necesare includ informații despre tranzacții, stocuri, active și alte elemente contabile și fiscale.

Sisteme Informatice

Este esențial ca sistemele informatice utilizate de contribuabili să fie ajustate pentru a putea genera fișierul SAF-T în formatul corect. Majoritatea sistemelor ERP moderne au deja integrată această funcționalitate, însă este recomandat să se verifice compatibilitatea și să se efectueze eventuale actualizări necesare.

Întocmirea Declarației 406

Structura Fișierului SAF-T

Fișierul SAF-T trebuie să fie în format XML și să respecte standardele impuse de ANAF. Acesta include mai multe secțiuni obligatorii, cum ar fi informații despre tranzacții, stocuri, active și alte date contabile și fiscale.

Extragerea și Generarea Fișierului

Procesul de extragere a datelor și generare a fișierului SAF-T implică mai mulți pași:

Colectarea datelor din sistemele contabile și ERP
Verificarea corectitudinii și completitudinii datelor
Generarea fișierului XML conform specificațiilor ANAF

Depunerea și Raportarea Declarației 406

Procedura de Depunere

Declarația 406 se depune electronic prin intermediul platformei ANAF. Fișierul XML trebuie să fie atașat unui document PDF semnat electronic cu un certificat digital calificat. Termenele de depunere variază în funcție de tipul de informații raportate:

Lunar sau trimestrial pentru informațiile generale
Anual pentru secțiunea „Active”
La cerere pentru secțiunea „Stocuri”

Verificarea și Corectarea Erorilor

ANAF pune la dispoziție un program de validare a fișierelor SAF-T, denumit „Validator”. Acesta permite verificarea structurii și corelării datelor din fișierul XML. În cazul în care sunt identificate erori, contribuabilii trebuie să le corecteze și să retransmită fișierul.

Termenele de Depunere

Conform Ghidului Contribuabilului, Declarația D406 trebuie depusă în format electronic, respectând următoarele termene limită:

Pentru alte informații decât cele privind Stocurile și Activele: până în ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare (luna sau trimestrul calendaristic, după caz).
Pentru Declarația D406-Active (mijloace fixe): până la termenul de raportare a situațiilor financiare aferente exercițiului financiar.
Pentru Declarația D406-Stocuri: în termenul stabilit de organul fiscal, care nu poate fi mai mic de 30 de zile calendaristice de la data solicitării.

Consecințele nedepunerii sau raportării incorecte a Declarației 406

Sancțiuni și Amenzi

Nedepunerea la termenele prevăzute de lege a Declarației informative D406 sau depunerea incorectă ori incompletă a acesteia, constatată de ANAF, va atrage contravenții, în conformitate cu prevederile art. 337 – Contravenții în cazul declarațiilor recapitulative (care va fi aplicat și Fișierului SAF-T) din Legea 207/2015 privind Codul de procedură fiscală. Mai precis:

Amendă de la 1.000 lei la 5.000 lei în cazul nedepunerii acestei declarații în termenele legale.
Amendă de la 500 lei la 1.500 lei în cazul depunerii de declarații incorecte ori incomplete.

Totuși, având în vedere complexitatea și noutatea acestei obligații de raportare, contribuabililor li se va acorda o perioadă de grație de trei luni pentru prima raportare, de la data când obligația de depunere devine efectivă pentru respectivul contribuabil. De exemplu, nu se sancționează contravențional nedepunerea sau depunerea incorectă ori incompletă a Fișierului SAF-T aferent lunilor ianuarie, februarie și martie 2022, dacă acestea sunt depuse corect și complet până în ultima zi a lunii aprilie, respectiv într-un termen de maxim 3 luni de la data primului termen limită de depunere pentru prima Declarație informativă D406.

În vederea pregătirii pentru această nouă obligație declarativă, ANAF pune la dispoziția contribuabililor programul de testare voluntară în perioada preliminară introducerii obligațiilor de raportare. Prin testarea voluntară, orice contribuabil poate testa Declarația informativă D406T, ce include și fișierul XML în format SAF-T, fără ca datele transmise să fie preluate în cadrul analizelor fiscale realizate de direcțiile interne din cadrul ANAF.

Programul de testare voluntară este deschis și furnizorilor de aplicații financiar-contabile, sisteme ERP și/sau alte tipuri de aplicații cu ajutorul cărora se vor pregăti și se vor depune de către contribuabili Declarațiile informative D406. Conform informațiilor disponibile, programul de testare voluntară a Declarației informative D406T a început la data de 16 august 2021.

Beneficiile conformarii cu SAF-T (Declarația 406) pentru contribuabili

Fișierul standard de control fiscal SAF-T este o structură standardizată a informațiilor relevante pentru controalele fiscale, având scopul de a reduce costurile de conformare pentru societăți. Acesta contribuie la asigurarea echității în desfășurarea activităților economice și la îmbunătățirea conformării fiscale voluntare, prin reducerea efortului ambelor părți în alocarea resurselor umane și materiale pentru verificările fiscale.

Implementarea raportării Fișierului SAF-T va aduce contribuabililor următoarele beneficii:

Reducerea costurilor de conformare pentru contribuabili;
Schimb electronic de date contabile într-un format standard și securizat în interacțiunea cu administrația fiscală;
Facilitarea comunicării dintre administrația fiscală și companii cu privire la conținutul de date al sistemelor IT în scopuri fiscale;
Creșterea echității prin îmbunătățirea gradului general de conformare și prin identificarea și sancționarea fermă a comportamentelor neconforme;
Reducerea timpului petrecut la sediul contribuabilului pentru realizarea unei inspecții fiscale;
Asigurarea transparenței actului de control;
Simplificarea unor declarații, precompletarea și chiar eliminarea unora, datorită accesului ANAF la un set semnificativ de date din sistemul financiar-contabil.

Beneficiile implementării fișierului SAF-T pentru ANAF

Implementarea raportării Fișierului SAF-T va aduce următoarele beneficii ANAF-ului:

Sporirea veniturilor colectate la Bugetul General Consolidat prin creșterea conformării la declarare și plată a tuturor categoriilor de venituri înregistrate contabil.
Îmbunătățirea calității actului administrativ prin utilizarea unui instrument modern și automatizat de lucru.
Creșterea eficienței și eficacității prin utilizarea datelor SAF-T ca sursă pentru procedurile de testare automate.
Facilitarea accesului inspectorilor fiscali la informații standardizate.
Simplificarea procedurilor de lucru în procesul de analiză a riscurilor și eliminarea redundanțelor din activitatea inspectorilor fiscali.
Îmbunătățirea abilităților și competențelor de utilizare a datelor și efectuarea de analize de risc comparative.
Reducerea timpului de derulare a inspecției fiscale prin realizarea unui control documentar eficient și detaliat.
Reducerea timpului de răspuns la solicitările din partea contribuabililor.

De ce se dorește ANAF implementarea raportării SAF-T în România?

SAF-T este o nouă inițiativă a statului român care vizează combaterea evaziunii fiscale și îmbunătățirea colectării TVA. Prin digitalizarea proceselor de control și raportare, acest sistem permite ANAF să detecteze mai rapid erorile și discrepanțele în declarațiile fiscale. Astfel, companiile pot beneficia de rambursări mai rapide ale TVA, iar statul poate crește veniturile la buget.

Pentru a reduce semnificativ evaziunea fiscală, statul român a implementat mai multe măsuri, printre care SAF-T și sistemul RO e-Factura. Aceste instrumente permit ANAF să monitorizeze în timp real activitatea fiscală a companiilor, să identifice rapid neregulile și să crească eficiența controalelor. Pe termen lung, se preconizează simplificarea procedurilor fiscale și reducerea birocrației pentru contribuabili.

Recomandări de la Dyntell Software

Declarația 406 SAF-T și RO e-Factura sunt instrumente puternice pentru digitalizarea proceselor fiscale. Cu toate acestea, implementarea lor poate fi complexă, mai ales dacă gestionați un volum mare de date. Dyntell Software vă oferă soluții complete pentru a simplifica această tranziție:

Automatizarea proceselor: Reduceți timpul și efortul alocat operațiunilor manuale.
Integrare cu sistemele existente: Adaptam soluțiile noastre la nevoile specifice ale afacerii dumneavoastră.
Suport tehnic: Beneficiați de asistență continuă din partea echipei noastre de experți.

Solicită o demonstrație gratuită a soluțiilor Dyntell Software

Echipa noastră este pregătită să vă prezinte în detaliu soluțiile software personalizate, adaptate nevoilor dvs. Vă oferim opțiunea de a alege între o consultație telefonică, o întâlnire online sau o discuție față în față, pentru a explora împreună beneficiile complete ale sistemelor noastre.

De peste 18 ani, Dyntell Software este un partener de încredere pentru companiile din România, oferind soluții software adaptate pieței locale. Portofoliul nostru cuprinde o gamă completă de aplicații, de la sisteme ERP integrate la soluții avansate de Business Intelligence.

Dyntell BI se remarcă prin flexibilitate și personalizare, integrându-se fără probleme cu orice ERP existent, oferind vizualizări intuitive și rapoarte detaliate care vă permit să înțelegeți mai bine afacerea și să luați decizii strategice. În plus, soluțiile noastre includ module specializate pentru eFactura, eTransport și SAF-T, asigurând conformitatea cu legislația și simplificând procesele contabile.