Solicită prezentare

Dyntell e-Factura: Modulul esențial pentru facturarea electronică

Dyntell e-Factura este parte a sistemului Dyntell ERP

În era digitală, adoptarea soluțiilor de facturare electronică este esențială pentru eficientizarea proceselor de afaceri și reducerea costurilor. RO e-Factura, inițiativă a Ministerului Finanțelor și ANAF, facilitează schimbul de facturi electronice între entități juridice publice și private.

Ce este e-Factura?

Dyntell e-Factura este parte a sistemului Dyntell ERP

RO e-Factura este un instrument de facturare electronică creat de ANAF pentru optimizarea proceselor fiscale din România. Scopul acestuia este prevenirea și combaterea evaziunii fiscale, asigurând monitorizarea corectă a colectării TVA pentru diverse categorii de bunuri cu risc fiscal ridicat. Emiterea, transmiterea și primirea facturilor electronice se realizează în format XML, facilitând astfel prelucrarea electronică a datelor.

Cadru Legal: Sistemul RO e-Factura este reglementat de Legea nr. 139/2022 și OUG nr. 41/2022, fiind obligatoriu începând cu data de 1 iulie 2022.

Cum functioneaza transmiterea e-factura cu Dyntell ERP

Cine trebuie să transmită RO e-factura?

Sistemul RO e-Factura este folosit de către operatorii economici care au relații comerciale cu autoritățile statului (B2G), de către comercianții care lucrează cu bunuri de risc fiscal ridicat (B2B) și de către unitățile din sectorul HoReCa implicate în furnizarea de servicii de turism plătite cu vouchere de vacanță. Scopul acestui sistem este de a îmbunătăți monitorizarea și controlul fiscal al tranzacțiilor, contribuind astfel la reducerea evaziunii și la creșterea transparenței financiare.

Business to Government (B2G)

Acest segment se referă la tranzacțiile dintre operatorii economici și autoritățile statului. Mai exact, include:

  • Achiziții publice: contracte și achiziții realizate de instituții guvernamentale de la furnizori privați, cum ar fi achizițiile de echipamente, servicii sau materiale necesare pentru activitatea publică.
  • Achiziții sectoriale: tranzacțiile care au loc în sectoare strategice (de exemplu, energie, apă, transport), unde furnizorii privați livrează bunuri sau servicii către entități publice.
  • Concesiuni de lucrări sau servicii: contractele de concesiune în care un operator economic primește dreptul de a construi sau de a gestiona lucrări ori servicii în schimbul unei plăți sau a altor beneficii financiare. Acestea sunt contracte mai complexe, de lungă durată, și implică deseori un transfer de riscuri între autoritatea statului și operatorul privat.

Sistemul e-Factura este obligatoriu pentru toate aceste tranzacții B2G, asigurând că facturile emise și primite sunt înregistrate și verificate electronic de către autoritățile fiscale.

Tranzacțiile B2B se referă la operațiunile între companii private. Sistemul e-Factura vizează în special acele tranzacții care implică:

  • Bunuri cu risc fiscal ridicat: aceste bunuri sunt considerate susceptibile la evaziune fiscală, iar exemplele pot include produse precum electronicele de mare valoare, materialele de construcții, îmbrăcămintea de marcă sau alte bunuri de lux. Utilizarea e-Factura în tranzacțiile B2B pentru aceste produse este menită să îmbunătățească monitorizarea și să reducă fraudele.
  • Obligativitatea raportării: pentru anumite bunuri specifice, companiile sunt obligate să utilizeze sistemul e-Factura, asigurând că toate facturile sunt procesate și înregistrate în format electronic.

Un domeniu specific unde utilizarea e-Factura este obligatorie îl constituie sectorul HoReCa (hoteluri, restaurante, cafenele). În acest caz:

  • Servicii de turism plătite cu vouchere de vacanță: Toate unitățile care acceptă vouchere de vacanță ca formă de plată trebuie să emită facturi și să le încarce în sistemul RO e-Factura. Acest aspect este crucial pentru a asigura trasabilitatea fondurilor publice utilizate prin aceste vouchere și pentru a preveni utilizarea neconformă a acestora.

Avantajele si beneficiile facturării electronice cu e-Factura

Adoptarea sistemului RO e-Factura oferă o serie de avantaje și beneficii importante pentru companii și instituții publice. Acest sistem digital de facturare îmbunătățește procesele financiare și contribuie la creșterea transparenței și a eficienței în relațiile comerciale. Iată o descriere detaliată a principalelor avantaje ale utilizării e-Factura:

Transparență
  • Creșterea vizibilității: Sistemul RO e-Factura asigură un nivel ridicat de transparență în tranzacțiile dintre operatorii economici și instituțiile publice, precum și între companiile private. Toate facturile sunt emise și înregistrate în format digital, ceea ce permite autorităților să monitorizeze și să auditeze mai eficient tranzacțiile.
  • Reducerea riscului de manipulare: Deoarece facturile sunt generate și transmise în format electronic, se elimină posibilitatea modificării manuale sau a erorilor intenționate, asigurând astfel o mai mare integritate a documentelor.
  • Proces rapid de transmitere: Facturile electronice sunt transmise în timp real, ceea ce reduce semnificativ durata necesară pentru a trimite și a primi documentele. Acest lucru accelerează ciclul de facturare și îmbunătățește fluxul de numerar al companiilor.
  • Automatizarea proceselor: Integrând e-Factura în sistemele de gestiune și contabilitate, se poate realiza automatizarea proceselor de emitere și verificare a facturilor, ceea ce reduce volumul de muncă manuală și potențialele erori.
  • Accesibilitate și arhivare: Facturile electronice pot fi stocate și accesate ușor, fără a mai fi necesară păstrarea fizică a acestora, facilitând gestionarea arhivei și recuperarea documentelor.
  • Control sporit al conformității fiscale: Implementarea e-Factura permite autorităților fiscale să monitorizeze și să identifice rapid tranzacțiile suspecte sau neregulile. Acest lucru contribuie la reducerea evaziunii fiscale și la protejarea intereselor statului.
  • Alinierea la standardele Uniunii Europene: RO e-Factura contribuie la atingerea obiectivelor UE în ceea ce privește combaterea fraudei transfrontaliere. Prin utilizarea unui sistem comun de facturare electronică, se asigură o mai bună cooperare între statele membre și o aplicare uniformă a legislației fiscale.
  • Economii substanțiale: Utilizarea facturilor electronice elimină necesitatea imprimării, transportului și arhivării fizice a documentelor, ceea ce duce la o reducere semnificativă a costurilor operaționale.
  • Impact redus asupra mediului: Eliminarea suportului pe hârtie contribuie la un consum mai mic de resurse și la reducerea amprentei de carbon a companiilor, sprijinind astfel inițiativele de sustenabilitate și protecția mediului.
  • Optimizarea resurselor: Timpul și resursele umane alocate pentru gestionarea facturilor tradiționale sunt reduse, permițând companiilor să se concentreze pe activități mai productive și mai strategice.

Adoptarea sistemului RO e-Factura aduce numeroase avantaje, printre care transparența crescută în tranzacții, eficiența sporită a proceselor, reducerea riscurilor de fraudă și economii semnificative de costuri. Pe lângă beneficiile directe pentru companii și instituții, implementarea e-Factura contribuie la crearea unui mediu economic mai sigur și mai competitiv, conform standardelor europene.

Ce trebuie să știe contribuabilii despre cum funcționează e Factura

Ce trebuie să știe contribuabilii despre cum funcționează e-Factura?

În contextul integrării cu un sistem ERP complex, cum este Dyntell ERP, funcționalitățile sistemului e-Factura sunt adaptate pentru a oferi un flux de lucru optimizat și integrat în cadrul proceselor de gestiune financiară și contabilă ale unei companii. Iată cum funcționează e-Factura ca parte a sistemului Dyntell ERP, subliniind importul automat al facturilor și recepția acestora:

Emiterea și transmiterea facturilor electronice

Dyntell ERP permite emiterea și gestionarea facturilor electronice într-un mod ușor și complet integrat. Principalele funcționalități includ:

  • Generarea automată a facturilor în format XML: Sistemul Dyntell ERP creează facturile electronice în conformitate cu specificațiile tehnice ale e-Factura, eliminând necesitatea introducerii manuale a datelor și reducând astfel riscurile de eroare.
  • Transmiterea facturilor către ANAF prin Spațiul Privat Virtual (SPV): Facturile sunt încărcate automat în SPV direct din sistemul ERP, ceea ce economisește timp și asigură transmiterea rapidă a documentelor. În urma validării, Dyntell ERP înregistrează semnătura electronică a ANAF și integrează factura în arhiva electronică a companiei.

O funcționalitate esențială a integrării e-Factura în Dyntell ERP este importul automatizat al facturilor de la furnizori, facilitând astfel gestionarea recepțiilor și a contabilității. Acest proces funcționează astfel:

  • Importul fișierelor XML: Dyntell ERP permite importul facturilor electronice emise de furnizori în format XML, conform standardelor e-Factura. Acest lucru simplifică procesul de introducere a documentelor în sistem, eliminând operațiunile manuale și reducând riscul de erori.
  • Validarea automată a datelor: La importul unei facturi, sistemul verifică automat datele pentru conformitate, semnalând orice discrepanțe și permițând corectarea acestora înainte de înregistrare.
  • Maparea automată a informațiilor: Datele din facturile importate sunt mapate în mod automat la conturile și articolele de gestiune ale companiei, facilitând o integrare fără probleme în procesele financiare și de inventariere.

Pentru o gestionare completă a fluxului de aprovizionare, Dyntell ERP permite:

  • Generarea automată a notei de intrare în recepție (NIR): După importul facturilor, sistemul poate crea automat documente de recepție pentru bunurile achiziționate. Aceste NIR-uri sunt corelate cu facturile electronice și permit o evidență clară și precisă a intrării de bunuri în stoc.
  • Integrarea cu procesele de stoc și contabilitate: Sistemul ERP actualizează automat stocurile și generează înregistrările contabile corespunzătoare, oferind o imagine de ansamblu asupra situației financiare și a gestiunii stocurilor.

Dyntell ERP facilitează gestionarea erorilor în procesul de facturare:

  • Notificări automate: În cazul în care o factură nu este validată de ANAF, sistemul transmite notificări automate către utilizator, indicând detaliile erorii.
  • Rectificarea și retransmiterea simplificată: Utilizatorii pot corecta facturile direct în ERP și le pot retransmite către SPV fără a părăsi platforma, ceea ce face ca procesul de rectificare să fie mai eficient.
Beneficii ale integrării e-Factura în Dyntell ERP
  • Automatizare completă: Procesele de emitere, import și recepție sunt automatizate, reducând timpul de lucru și minimizând erorile.
  • Simplificarea fluxurilor de lucru: Gestionarea documentelor electronice în Dyntell ERP este simplificată, oferind o interfață intuitivă și funcționalități avansate pentru utilizator.
  • Trasabilitate și conformitate: Toate tranzacțiile sunt centralizate și ușor de urmărit, asigurând conformitatea cu reglementările fiscale și o arhivare electronică sigură.

Prin integrarea e-Factura în Dyntell ERP, companiile beneficiază de un proces complet automatizat de emitere și recepție a facturilor electronice, simplificând astfel gestiunea documentelor fiscale și stocurilor. Această abordare eficientizează procesele operaționale și contribuie la o mai bună gestionare financiară și logistică.

Rolul Dyntell ERP în Facturarea Electronică

Dyntell ERP este o soluție completă care simplifică procesul de facturare electronică, integrând funcționalități avansate de gestionare a resurselor, WMS, CRM și portal B2B într-o singură platformă intuitivă. Cu Dyntell ERP, transmiterea documentelor în sistemul RO e-Factura se face printr-un singur click, asigurând conformitatea și eficiența proceselor de facturare.

Funcționalități Cheie:

  • Urmărirea Operațiunilor Financiar-Contabile: Monitorizarea în timp real a operațiunilor financiare.

  • Generarea Rapoartelor Financiare: Raportări financiare trimestriale și anuale precise.

  • Acurațea Proceselor de Facturare: Asigurarea unei singure versiuni de adevăr prin validarea prealabilă a documentelor.

Rolul Dyntell ERP în Facturarea Electronică
Solicită o demonstrație gratuită a soluțiilor Dyntell Software

Echipa noastră este pregătită să vă prezinte în detaliu soluțiile software personalizate, adaptate nevoilor dvs. Vă oferim opțiunea de a alege între o consultație telefonică, o întâlnire online sau o discuție față în față, pentru a explora împreună beneficiile complete ale sistemelor noastre.

De peste 18 ani, Dyntell Software este un partener de încredere pentru companiile din România, oferind soluții software adaptate pieței locale. Portofoliul nostru cuprinde o gamă completă de aplicații, de la sisteme ERP integrate la soluții avansate de Business Intelligence.

Dyntell BI se remarcă prin flexibilitate și personalizare, integrându-se fără probleme cu orice ERP existent, oferind vizualizări intuitive și rapoarte detaliate care vă permit să înțelegeți mai bine afacerea și să luați decizii strategice. În plus, soluțiile noastre includ module specializate pentru eFactura, eTransport și SAF-T, asigurând conformitatea cu legislația și simplificând procesele contabile.

Asigurați transparența funcționării companiei dvs.,
solicitați o consultație gratuită!