Utilizați un sistem ERP funcțional, dar care vă creează frecvent dificultăți? Uneori apar probleme majore, alteori mici inconveniente care consumă timp și energie. Gestionarea sistemului solicită constant resurse din partea echipei și a managementului? Cerințele noi sunt implementate lent și la costuri ridicate? Iar atunci când o modificare este în sfârșit livrată, procesul intern a fost deja adaptat prin soluții provizorii care îi reduc utilitatea?
Dacă vă regăsiți în această situație, să știți că nu sunteți singur. De fapt, aceste provocări sunt frecvent întâlnite în cazul sistemelor ERP personalizate și dezvoltate în timp pentru a răspunde unor nevoi specifice.
Cu toate acestea, în majoritatea cazurilor, soluția nu este înlocuirea completă a sistemului ERP. Mult mai eficient poate fi să identificați procesele care generează blocaje, să automatizați activitățile repetitive și să valorificați mai bine datele existente prin instrumente moderne de analiză și control.
Cheia este adesea o altă categorie de soluții software: Business Intelligence (BI).
Vestea bună este că implementarea unei soluții BI este, de regulă, mult mai simplă, mai rapidă și considerabil mai accesibilă decât înlocuirea completă a unui sistem ERP. Dacă schimbarea ERP-ului poate fi comparată cu o intervenție complexă, implementarea unui sistem BI este, în multe cazuri, o optimizare eficientă care oferă rezultate rapide și cu riscuri reduse.
Dacă analizați în prezent posibilitatea înlocuirii sistemului ERP, acest articol vă poate oferi o perspectivă diferită.
Și nu, scopul nostru nu este să vă convingem să achiziționați un alt ERP. Mai mult decât atât, deși principala activitate a Dyntell este implementarea de sisteme ERP, experiența acumulată în sute de proiecte ne-a demonstrat că schimbarea completă a sistemului nu este întotdeauna cea mai bună decizie.
În multe situații, completarea ERP-ului existent cu o soluție BI performantă poate oferi exact informațiile, controlul și eficiența de care aveți nevoie, fără costurile și riscurile asociate unui proiect de înlocuire completă.
Există, desigur, situații în care schimbarea sistemului ERP este necesară și justificată. Totuși, în majoritatea cazurilor, această opțiune nu reprezintă cea mai eficientă investiție. De multe ori, este mai avantajos să adaptați și să optimizați sistemul existent astfel încât să răspundă mai bine nevoilor actuale ale companiei.
Implementarea unui nou ERP este, fără îndoială, un proces complex, de durată și cu un impact financiar semnificativ. Indiferent de promisiunile făcute de furnizorii altor soluții, trebuie să aveți în vedere că orice proiect de înlocuire a unui ERP implică costuri, efort și o perioadă de adaptare considerabilă.
În esență, un proiect ERP urmărește două obiective principale:
Dacă aceste două obiective au fost atinse, chiar și parțial, în cadrul implementării actuale, situația este departe de a fi compromisă. Atât procesele, cât și utilizarea datelor pot fi îmbunătățite ulterior prin instrumente complementare, soluții de automatizare, platforme de Business Intelligence sau prin optimizări realizate direct în sistemul existent.
Merită să analizați situația actuală dintr-o perspectivă diferită:
Pentru toate acestea nu este obligatorie schimbarea sistemului ERP.
În continuare vom prezenta câteva recomandări pentru gestionarea celor mai frecvente provocări întâlnite în exploatarea unui ERP. Desigur, fiecare companie are particularitățile sale și nu există o soluție universală pentru toate situațiile.
Dacă nu identificați singur cea mai bună direcție de acțiune, recomandarea noastră este să apelați mai întâi la un consultant independent care să analizeze obiectiv situația existentă. Înlocuirea completă a sistemului ERP ar trebui să rămână ultima opțiune, nu prima.
Atunci când colegii vin la dumneavoastră și vă spun că sistemul trebuie modificat, probabil că vă gândiți deja la săptămâni întregi de discuții, cerințe, clarificări și la costuri care pot ajunge la mii sau chiar zeci de mii de euro. Cu toate acestea, schimbarea pare inevitabilă: un client solicită informații suplimentare, legislația se modifică sau managementul dorește acces la noi indicatori și rapoarte.
Să luăm un exemplu simplu. Doriți să adăugați o coloană nouă într-un raport privind creanțele, pentru a vedea și cifra de afaceri anuală generată de fiecare client restant. Contactați furnizorul ERP, explicați cerința și primiți o ofertă de preț care vi se pare exagerată pentru o modificare aparent minoră.
În acel moment este ușor să aveți impresia că furnizorul încearcă să factureze excesiv o cerință simplă. Totuși, privind situația din perspectiva unei companii de dezvoltare software, realitatea este diferită. Deși solicitarea pare banală, implementarea ei poate implica modificări complexe. Problema nu este cerința în sine, ci modul în care sunt construite sistemele ERP. Acestea sunt proiectate pentru gestionarea tranzacțiilor și a proceselor operaționale, nu pentru modificarea rapidă și flexibilă a fluxurilor și rapoartelor existente.
În cele din urmă, aprobați dezvoltarea, achitați avansul și începe perioada de așteptare. După câteva săptămâni sau luni, modificarea este livrată. La testare descoperiți însă că rezultatele nu sunt cele așteptate. Furnizorul susține că specificațiile au fost interpretate diferit, iar procesul de clarificare și corectare începe din nou.
Există însă o alternativă mult mai eficientă.
Cu ajutorul unei soluții moderne de Business Intelligence (BI), același tip de raport poate fi modificat în câteva minute sau ore, fără dezvoltări complexe și fără dependență permanentă de furnizorul ERP.
La ce folosește un avion privat dacă rămâne permanent în hangar pentru că nimeni nu știe să-l piloteze?
Același lucru se întâmplă și cu multe proiecte ERP. Sistemul este implementat, însă utilizatorii îl critică, îl evită și susțin că este prea dificil de folosit. De regulă, doar câteva persoane nu respectă procedurile și nu introduc datele corect. Problema este că un ERP funcționează eficient doar atunci când este utilizat consecvent de întreaga organizație. Dacă o parte dintre utilizatori ignoră sistemul, în timp și ceilalți își pierd motivația de a-l folosi.
Încă din perioada lui Machiavelli știm că orice schimbare majoră generează rezistență. Cei care percep schimbarea ca pe o pierdere devin cei mai vocali opozanți, iar cei care ar putea beneficia de noul sistem oferă adesea un sprijin limitat.
În practică, oamenii găsesc rapid motive pentru care nu pot utiliza sistemul: înainte nu era nevoie de atât de multă disciplină administrativă, nimeni nu urmărea exact stocurile sau anumite proceduri nu erau respectate strict.
Din acest motiv, utilizarea ERP-ului trebuie să devină parte integrantă a modului de lucru al companiei. Regulile trebuie respectate de toți utilizatorii, iar excepțiile trebuie monitorizate și gestionate.
Aici intervine din nou rolul unei soluții BI moderne.
Un sistem BI performant poate monitoriza permanent datele și poate semnala automat orice abatere de la regulile stabilite.
De exemplu, dacă într-un depozit există regula utilizării materialelor cu cel mai apropiat termen de expirare, sistemul poate trimite automat o alertă atunci când un operator încearcă să utilizeze un lot mai nou, deși există unul mai vechi disponibil.
Prin funcționalitățile de automatizare și workflow, soluțiile BI pot identifica probleme recurente și pot declanșa automat notificări, aprobări sau procese corective, fără intervenție manuală.
Astfel, compania nu doar că obține informații mai bune, ci și asigură respectarea proceselor și crește nivelul de disciplină operațională în întreaga organizație.
Dacă până acum ați început să vă întrebați dacă schimbarea sistemului ERP este cu adevărat necesară, vă recomandăm să analizați mai întâi câteva aspecte esențiale ale soluției pe care o folosiți deja.
Solicitați furnizorului ERP o vizită de referință sau exemple concrete de implementări similare. Dacă alte companii din industria dumneavoastră folosesc cu succes aceeași soluție, există șanse mari ca sistemul să poată răspunde și nevoilor organizației dumneavoastră.
În plus, exemplele reale pot contribui la creșterea încrederii angajaților care sunt sceptici în privința utilizării sistemului.
Succesul oricărui proiect ERP depinde în mare măsură de existența unei persoane responsabile de coordonarea implementării și a utilizării sistemului.
Acest utilizator-cheie trebuie să înțeleagă procesele companiei, să aibă autoritate în organizație și să poată lua decizii sau facilita comunicarea între departamente.
Dacă acest rol este asumat chiar de directorul general, există un risc major de eșec. Nu pentru că nu ar avea competențele necesare, ci pentru că timpul și responsabilitățile managementului nu permit implicarea operațională continuă într-un astfel de proiect.
Analizați informațiile de care aveți nevoie pentru a conduce eficient afacerea.
De exemplu, dacă doriți să calculați costul real al produselor, identificați toate datele necesare acestui calcul. Dacă observați că anumite informații nu sunt colectate sau înregistrate în ERP, trebuie găsită o soluție pentru completarea acestora.
Fără date corecte și complete, nici cel mai performant sistem nu poate genera informații relevante.
Realizați o listă cu toate problemele care îngreunează utilizarea ERP-ului sau afectează activitatea companiei.
După ce ați identificat aceste puncte, discutați-le cu un consultant independent sau cu un specialist în optimizarea proceselor. Este recomandat să evitați analiza exclusivă prin prisma unui furnizor concurent de ERP, deoarece acesta va avea în mod natural interesul de a propune înlocuirea sistemului.
Odată parcurse aceste etape, puteți trece la următorul nivel al digitalizării: utilizarea soluțiilor de Business Intelligence.
Indiferent de complexitatea provocărilor cu care vă confruntați, există șanse foarte mari ca o soluție BI să vă poată ajuta.
Implementarea unui sistem BI este, în general, mult mai rapidă și mai accesibilă decât înlocuirea completă a unui ERP. Costurile sunt reduse, implementarea este mai puțin invazivă, iar utilizarea poate fi administrată de un număr restrâns de persoane din organizație.
În timp ce un proiect ERP nou poate implica investiții semnificative și sute de ore consumate de angajați, o soluție BI poate acoperi rapid lipsurile existente și poate valorifica datele deja disponibile.
Mai mult, informațiile care nu există în ERP pot fi preluate inclusiv din fișiere Excel, baze de date externe sau alte surse. O platformă BI performantă poate centraliza și corela toate aceste informații într-o singură imagine de ansamblu.
Nivelul următor îl reprezintă automatizarea proceselor și monitorizarea continuă prin workflow-uri inteligente. Sistemul poate trimite notificări automate utilizatorilor sau managerilor atunci când anumite reguli nu sunt respectate sau apar situații care necesită atenție.
Înainte de a investi într-o platformă BI, solicitați furnizorului o demonstrație practică.
O metodă simplă este să oferiți un set real de date și o problemă concretă din compania dumneavoastră. Cereți furnizorului să creeze un dashboard sau o analiză și să vă prezinte rezultatul.
Alegeți o provocare relevantă pentru activitatea companiei, nu un exemplu generic. Astfel veți putea evalua atât capacitățile tehnice ale soluției, cât și profesionalismul echipei care o implementează.
Există numeroase situații în care funcționalități dificile sau costisitoare în ERP pot fi implementate mult mai rapid și flexibil într-un sistem BI.
Dacă anumite informații lipsesc din fișele produselor sau documentelor, BI poate identifica automat aceste situații și poate trimite notificări către persoanele responsabile.
Un sistem BI poate urmări relațiile dintre comenzi, livrări, facturi și alte documente, oferind o imagine completă asupra procesului comercial.
BI poate controla dacă toate documentele au fost contabilizate și dacă înregistrările au fost efectuate în perioada corectă.
Rapoartele privind facturile restante pot fi personalizate în detaliu și distribuite automat către reprezentanții de vânzări sau managerii responsabili.
Atunci când informațiile despre angajați sunt stocate în mai multe locuri, BI poate aplica reguli complexe pentru a determina responsabilitățile și performanța fiecăruia.
Sistemele BI permit implementarea unor formule complexe de calcul, adaptate politicilor specifice ale fiecărei companii.
Analiza istorică a consumului și a mișcărilor de stoc poate ajuta la optimizarea comenzilor și la reducerea costurilor de aprovizionare.
Un sistem BI modern vă permite să transformați datele existente în informații utile, să automatizați procese și să obțineți vizibilitate asupra întregii afaceri fără a înlocui sistemul ERP.
În multe cazuri, investiția într-o soluție Business Intelligence poate rezolva problemele pentru care inițial ați luat în calcul schimbarea ERP-ului, economisind timp, bani și resurse valoroase.
Dacă la începutul acestui articol intenționați să schimbați sistemul ERP, sperăm că acum aveți o perspectivă diferită și că veți analiza mai întâi toate posibilitățile de optimizare a soluției existente.
Suntem la dispoziția dumneavoastră pentru orice informație sau suport necesar și vă oferim sprijinul nostru ori de câte ori aveți nevoie.
