Studiu de caz despre implementarea Dyntell BI la

COSTA COFFEE

„Introducerea sistemului BI la începutul proiectului a însemnat recuperarea a 1,5 zile de muncă pe săptămână”

Numele companiei:
L-Coffee Kft. (Costa Coffee cafes)

Ramura industrială:
HoReCa

Număr de angajați:
 109

Cifra de afaceri:
55 milioane EUR

Sisteme implementate:
Dyntell BI

Web:
https://costacoffee.hu/

L-Coffee Kft. a fost fondată în 2011 și este reprezentantul maghiar al lanțului britanic de cafenele Costa, Coffee, având 29 de magazine, în principal în Budapesta și împrejurimi.

L-Coffee Kft. a căutat o soluție centralizată de business intelligence pentru a înlocui sistemele lor de case de marcat, care înregistrau individual cifrele de afaceri ale fiecăreia dintre cafenelele lor (Costa Coffee). Introducerea sistemului Dyntell BI la începutul proiectului a însemnat recuperarea  a 1,5 zile de muncă pe săptămână: operând date în sistemele caselor de marcat din magazine, lucrătorii generează acum date care pot fi colectate, procesate și analizate. Prin intermediul BI datele sunt salvate continuu în bazele de date și, la data închiderii, sunt încărcate automat pe serverul BI, astfel încât sunt utilizate ca sursă de date în sistemul BI.

Ce probleme rezolvă sistemul BI?

Dyntell BI colectează datele de trafic din casele de marcat, procesând date din aproape 30 de baze de date diferite, afișându-le în vizualizări partajate. Acest lucru facilitează semnificativ compararea datelelor, iar în cadrul rețelei de magazine, conducerea poate utiliza datele de vânzări în mod sistematic și imediat pentru luarea deciziilor. Rapoartele de vânzări sunt produse în funcție de categoria de produse, magazin și perioada de timp.

În timp ce compania obișnuia să ruleze munca de zi cu zi în Excel, sistemul BI le permite să reducă foarte mult utilizarea muncii umane. Deși logica era construită eficient, complexitatea activității a depășit posibilitățile oferite de Excel. În BI, aceeași logică a fost implementată, cu diferența că noua soluție este deja conectată la bazale de date ale tuturor magazinelor, astfel încât datele curente sunt întotdeauna analizate fără a fi nevoie de timp de încărcare.

Exemplu de soluție BI specială

Pe baza datelor din lista sursă introduse în programul de gestionare a depozitului și a datelor de trafic din casele de marcat, s-a creat și o funcție specială pentru L-Coffee, unde BI calculează cantitatea de materie primă utilizată și o exportă pe o rută specificată. De acolo, programul de gestionare a depozitului importă datele și reduce stocul de materii prime în funcție de aceste cifre.

Funcția creată în BI de „eliberarea materiilor prime” este responsabilă de determinarea necesarului de materii prime în conformitate cu rețetele, predarea acesteia către Dyntell ERP pe baza cifrei de afaceri zilnice colectate de la magazine, care înregistrează apoi automat consumul de materii prime pe baza documentelor de eliberare a materiilor prime pe baza datelor primite de BI. Ca urmare, în plus față de achizițiile înregistrate în ERP, și pierderile sunt disponibile, astfel încât managementul poate vedea întotdeauna stocul actualizat. Unicitatea soluției este că sistemul poate gestiona traficul de la sisteme de înregistrare independente.

Fiecare magazin este prezent în sistem sursă separată de date și fiecare sursă de date conține un set de date care colectează traficul din sistemele de casă la nivel de articol. Datele de primire din 20 de magazine sau surse de date sunt colectate în baza de date, de unde, cu ajutorul Dyntell BI procesarea datelor și vizualizarea mișcărilor sunt posibile într-un mod unitar. (Încasările, desigur, includ nu numai produsele finite, dar, în multe cazuri, materii prime sau produse revândute)

Apar adesea vânzări în care clientul solicită o modificare a unui produs comercializat, de exemplu, cafeaua nu este solicitată cu lapte de vacă, ci cu lapte de soia. Acestea sunt numite modificatori L-Coffee, care sunt înregistrate separat în sistemul de casă, astfel încât să le putem interoga separat. Un set de date legate de modificatori este, de asemenea, prezent în sursele de date ale magazinului, care sunt colectate de un set de date numit „Modificatori (Colector)”. Modificatorii sunt, de asemenea, bazați pe articol (material utilizat) și perechi de cantități.

Determinarea necesarului de materii prime este precedată de un alt pas important: consolidarea. Seturile de date conținând mișcările prezentate mai sus sunt la nivel de primire, adică conțin mișcări elementare, care pot ajunge la 10.000 pentru 29 de magazine într-o zi cu trafic consistent. Seturile de date descrise anterior conțin vânzările totale ale lanțului, adică milioane de articole pe an doar din vânzări. Dacă ați lega lista sursă la această cantitate de date, veți obține un set imens de date care ar fi extrem de lungi pentru interogare. De aceea, pentru a fi gestionabile, se recomandă ca înregistrările elementare să fie grupate după dată, magazin, produse etc. într-o colecție care include vânzările, modificatorii și motivele combinate după dată, magazin sau produs.

Utilizatorii cu permisiuni suficiente sunt, de asemenea, notificați cu privire la sincronizarea datelor sub forma unei scrisori, caz în care pot acționa imediat. 

Ce departamente deservește?

Vânzările, marketingul, logistica, financiarul și managementul utilizează zilnic software-ul. Rapoartele de vânzări săptămânale sunt cele mai utile.